Не секрет, что деятельность любой организации должна быть чётко задокументирована в соответствии со всевозможными требованиями и законодательствами. Дабы избежать негативных последствий и санкций со стороны различных контролирующих органов, любую производимую финансовую или хозяйственную операцию, даже не значительную, необходимо обосновывать и оформлять соответствующими документами. Именно поэтому эффективно вести бизнес и не «утонуть» в большом объеме макулатуры организациям сегодня помогает грамотно выстроенный и систематизированный документооборот.

В последнее время на крупных и средних предприятиях всё большую популярность стали приобретать различные автоматизированные системы передачи и хранения документов, которые в совокупности с электронной цифровой подписью помогают организовать юридически значимый электронный документооборот и практически полностью избавиться от документов в бумажном виде. Эти системы главным образом помогают экономить время, затрачиваемое персоналом на поиски, передачу и согласование документов, и средства, выделяемые на канцелярские принадлежности.

Правильно составленная и реализованная схема движения документов внутри организации (не важно на бумаге или в электронном виде) помогает оптимизировать рабочий процесс, укрепляет и облегчает внутренний контроль, а также обеспечивает своевременное составление отчетности.